中南财经政法大学研究生档案管理实施办法

发布者:研管办发布时间:2016-11-09浏览次数:25

中南财经政法大学研究生档案管理实施办法

中南大研字〔2016〕2号

第一章 总则

第一条 研究生档案管理是研究生教育管理工作的重要组成部分。为适应学校研究生档案管理工作的需要,实现研究生档案管理规范化、制度化、科学化,坚持维护档案管理真实性、严肃性、连续性和完整性的工作原则,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》以及学校研究生管理工作规定,制定本办法。

第二条 研究生档案是记述和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的,以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

第二章  档案管理部门及职责

第三条  研究生档案管理工作由研究生院、党委研究生工作部研究生档案室(以下简称“研究生档案室”)主要负责,各学院(中心)研究生工作办公室(以下简称“学院研工办”)共同完成。

第四条  研究生档案室负责研究生档案接收、查阅、借阅、利用、归档、转递及安全保密等相关事宜。

第五条  学院研工办负责研究生新生档案审查、在读期间档案及党员档案建档、收集、查阅、借阅、归档及安全保密等相关事宜。

第三章 档案材料范围

第六条 档案材料的归档范围:

(1)高中阶段档案:高中毕业生登记表、入党入团材料、高考报名材料、高中毕业会考材料、奖励材料和处分材料等。

(2)大学阶段档案:大学入学登记表、大学毕业生登记表、成绩单、入党、入团材料、体检表、奖励材料和处分材料等。

(3)工作单位档案。

(4)硕士研究生阶段档案:硕士报考录取材料、研究生入学登记表、学年鉴定表、研究生毕业登记表、硕士成绩单、硕士学位证明单、体检表、就业通知书、奖励材料和处分材料等。

(5)博士研究生阶段档案:博士研究生报考录取材料、专家推荐信、学年鉴定表、研究生入学登记表、研究生毕业登记表、成绩单、博士学位证明单、体检表、就业通知书、奖励材料和处分材料等。

第四章  档案的接收与审查

第七条  研究生新生入学前应按照学校研究生招生的有关要求,将入学前的档案及时完整地寄到研究生档案室。

第八条  研究生档案室负责接收新生档案,按培养层次、学院(中心)、年级分柜存放,并及时将研究生档案到校情况录入研究生档案管理系统。

第九条  新生通过研究生档案管理系统查询档案到校情况。

第十条  学院研工办负责新生档案的审查工作,对新生入学前档案材料审核完成后,及时换装印有“中南财经政法大学研究生档案”字样的档案专用袋(以下简称“总档案袋”),建档案号,并在档案袋上编注学号,存入指定的档案柜。

第十一条 新生党员档案材料由学院研工办装入印有“党员档案材料”字样的档案专用袋 ,存放于学院。研究生在读期间党员档案材料的收集和利用,由学院研工办负责。研究生毕业时,党员档案材料统一归入总档案袋。

第五章 档案材料的收集与归档

第十二条  学院研工办负责研究生在校期间档案材料的收集,并对档案材料的真实性和完整性负责。

第十三条  各类档案材料只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写,文字要清晰。

第十四条  研究生在校期间产生的学籍档案材料,由学院研工办收集后装入印有“研究生学籍档案”字样的档案专用袋,存放于学院。研究生毕业时,由负责老师填写袋面清单并签字后归入总档案袋。

第十五条  学院研工办应按照研究生档案室的统一安排,及时归集、整理并密封毕业研究生档案。

第六章 档案的查阅与利用

第十六条 查阅研究生档案应持《档案利用申请表》,经学院(中心)负责人签字、盖章后方可查阅,并办理档案查阅登记手续。

第十七条 毕业生就业单位核查档案,须持单位介绍信、经学院签字盖章的《档案利用申请表》,并办理档案查阅登记手续。

第十八条 档案一般不得外借,如必须借出使用时,需由借阅单位出具借阅介绍信,并说明理由,经研究生院、党委研究生工作部负责人签字批准后方可借出。借出时间一般不得超过7天(含休息日),借出档案不得擅自转借他人。

第七章 纪律要求

第十九条 任何人查阅档案时,必须严格遵守阅档规定,严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换、拍摄、复制档案内容和档案材料。

第二十条 任何人查阅档案后,必须严格遵守保密制度,不得泄露或擅自向外公布档案内容。

第二十一条 研究生档案一般只能在档案保管部门查阅。

第二十二条 未经批准,任何单位不得私自扣留应归档材料。

第二十三条 档案材料的提供部门应按规定的时间和要求上交归档材料。

第二十四条 档案管理人员要根据档案管理规定开展各项工作,如利用职务之便不按规定操作,视情节追究责任,情节严重者给予行政处分。

第八章 档案的转递和暂存

第二十五条 毕业研究生档案由研究生档案室根据学校就业指导服务中心提供的档案转递去向及时寄出,并向学院研工办反馈档案寄出的快递单号。

第二十六条 各快递企业的快递单号均有相应的查询时效,学院研工办应及时将快递单号反馈给学生,方便学生查询档案的去向。

第二十七条 未落实就业单位的,其档案必须转至户口所在地或工作单位所在地的人才市场或人力资源部门托管。特殊情况由研究生本人申请,填写《毕业生档案缓寄申请表》,经批准学校可延缓三个月转递其档案。三个月后仍没有办理档案转递手续的,学校将按研究生本人预留的档案收寄单位寄出。

第二十八条  转学研究生的档案寄往研究生转入院校。

第二十九条 因各种原因无法寄出的档案,由研究生档案室移送学校档案馆保存。

第九章 附则

第三十条 本办法解释权归研究生院、党委研究生工作部。

   第三十一条 本办法自发布之日起试行。